O apostilamento de Haia é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é inserida em um documento público para atestar a sua origem. É basicamente um documento que diz que a sua documentação é verdadeira e autentica-los para serem usados no exterior.

Em um ato normativo aprovado na 86ª Sessão Virtual do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), no dia 14 de maio de 2021, ficou previsto que documentos eletrônicos possam ser apostilados exclusivamente por meio digital e, assim, receber o certificado de autenticidade válido nos mais de 100 países signatários da Convenção, com isso, a Apostila de Haia Digital se torna uma realidade.

Até então, as documentações mesmo assinadas eletronicamente necessitavam ser materializadas para receber o selo.

Somente podem ser apostilados documentos públicos ou aqueles que são particulares e tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridades públicas competentes, os quais tem fé pública.

A sugestão de alteração foi feita pelo grupo de trabalho com representantes da Corregedoria Nacional de Justiça e das entidades dos notários e registradores, com o intuito de promover o aperfeiçoamento e tornando universal o APOSTIL (Sistema Eletrônico de Apostilamento), usado para a confecção, consulta e gestão de apostilamento em documentos públicos realizados em todas as serventias extrajudiciais do país.

Outras mudanças relacionadas

Por falar em mudanças trazidas pelo julgamento, foi atualizado também o sistema eletrônico, o texto em vigor menciona ainda o SEI Apostila (Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento), que não é mais usado.

Com o SEI Apostila todo o processo de legalização era feito em cartório, na cidade de origem do interessado no serviço, de onde sairá com o documento autenticado, a apostila, no caso. Esse documento tem um QR Code e assim é possível ter acesso ao documento original que é aceito em qualquer um dos mais de 100 países signatários da Convenção de Haia.

A União manterá a propriedade do sistema, mas a evolução para a Apostila de Haia Digital acontecerá e poderá ser transferida para notários e registrados. Em contrapartida, será preciso assumir as despesas correspondentes dessa mudança.

Onde a Apostila de Haia digital se aplica ou não

A Convenção aplica-se a atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários e são considerados como atos públicos:

– Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;

– Documentos administrativos;

– Atos notariais;

– Declarações oficiais tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.

A convenção não se aplica a:

– Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;

– Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.

A única formalidade que pode ser exigida para atestar a veracidade da assinatura, a qualidade e a autenticidade terão o selo ou carimbo dado pela autoridade competente do país donde o documento é originário. Esta formalidade não pode ser exigida caso as leis, os regulamentos, os costumes que vigorem no país onde se celebrou o ato afaste, simplifique ou dispense o ato da legalização.

Documentos eletrônicos no Brasil

Grande parte dos documentos produzidos no Brasil são nato-digitais, que são documentos assinados eletronicamente, por isso foi decidido que é possível apostilar esses documentos exclusivamente em meio digital, dessa forma, afina-se o país às melhores praticas recomendadas pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado.

Portanto, só serão apostilados os documentos públicos ou de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente, os que são considerados de fé pública. Tem fé pública por exemplo: escrivães e servidores da justiça, escrivães da polícia, oficiais de justiça, tabeliães e funcionários públicos federais.

O Código de Processo Civil de 2015 determinou que a utilização de documentos eletrônicos se tornou permitida em processos e a jurisprudência nacional também aceita documentos eletrônicos, assinados eletronicamente, como provas válidas e eficazes, dessa forma, vemos que trabalhar com esse tipo de documentação é uma tendência mundial.

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A Apostila de Haia aplica-se aos atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários, são eles:

  • Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
  • Documentos administrativos;
  • Atos notariais;
  • Declarações oficiais tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.

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